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Uno dei vantaggi del sistema di fatturazione elettronica per l’utente è rappresentato dalla riduzione del margine di errore in fase di compilazione della documentazione fiscale. Attraverso questo sistema, infatti, l’Agenzia delle entrate può verificare più agevolmente, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) stesso la corretta compilazione delle fatture che transitano all’interno del suo sistema, individuandone prontamente eventuali irregolarità. In caso di corretta compilazione della fatturazione elettronica il SdI provvede alla consegna al destinatario della fattura emessa, notificandone al mittente l’avvenuta consegna.
Nel caso di errori nell’emissione di una fattura elettronica la procedura determina lo scarto della fattura da parte del SdI si rischiano sanzioni. Per evitarle il SdI bloccherà l’emissione della fattura e recapiterà al solo mittente una notifica con la segnalazione dettagliata delle inesattezze riscontrate. Il responsabile dell’emissione dovrà, quindi, inviare un nuovo documento con la correzione degli errori notificati entro cinque giorni che è preferibile abbia la stesa data e lo stesso numero della fattura sbagliata. Queste disposizioni sono dettagliate nella circolare N° 13E2018
Nel caso in cui la fattura errata sia stata già registrata da parte dell’emittente si potrà procedere come segue:
1) Emettere una nuova fattura con un nuovo numero e una nuova data nella quale si evidenzi il collegamento con la fattura errata e scartata dal sistema. La fattura dovrà essere stornata con una variazione contabile interna senza comunicare nulla al SdI.
2) Emettere un nuovo documento con specifica numerazione che evidenzi che si tratta di un documento rettificato, indicando la numerazione ad esempio “1/S” o “1/R”.
Gli errori più comunemente riscontrati nella compilazione di una fattura elettronica sono:
1) Codice destinatario errato o inesistente: in questo caso non è necessario emettere un nuovo documento, sarà sufficiente aggiornare il codice destinatario e ripetere l’invio.
2) Se l’importo è errato (l’errore non potrà essere rilevato dal SdI) la fattura verrà comunque recapitata al destinatario. Sarà quindi necessario correggere l’errore inviando una “nota di variazione” (di credito se l’importo era superiore a quello da fatturare realmente, di debito. Se l’importo era inferiore a quello effettivo).
Attenzione, la scadenza dei cinque giorni per rimediare agli errori di fatturazione elettronica deve essere monitorata con attenzione nel caso di scarto della fattura in prossimità del termine relativo alla liquidazione IVA, al fine di evitare l’applicazione di sanzioni. Infatti dall’1 luglio 2019 non è più in vigore la moratoria sulle sanzioni per ritardo di fatturazione, per le quali è necessario versare una somma che va dal 90% al 180% dell’IVA relativa all’imponibile. La riduzione della sanzione è valida solo per chi esegue la liquidazione mensile dell’IVA. In questo caso, infatti, le sanzioni sono ridotte del 20% e possono essere applicate fino al 30 settembre.